Bliv dus med din mail

Formål

Forløbet er bygget op om virksomhedens ønsker til mailkorrespondance. De ansatte skal kunne læse og sende mails, når det er påkrævet. Desuden skal de kunne forstå indholdet af mails på engelsk vha. oversættelsesprogram. 

Forløbets primære mål svarer til dette af fagets faglige mål:

• modtage og besvare e-mails og andre digitale beskeder på relevante digitale enheder.

Forløbet inddrager desuden disse faglige mål:

• opnå at være fortrolig med relevante enheder og digitale værktøjer
• downloade apps
• finde og anvende instruktionsvideoer
• anvende relevante kompenserende værktøjer

1. Omfang/planlægning

Hvert trin på FVU-digital har et omfang på maksimalt 40 lektioner. Forløbet: Bliv dus med din mail er en del af FVU-digital Trin 1, og omfanget vurderes til ca. 8 lektioner. 

På trin 1 er arbejdet med mailkorrespondance en flerleddet proces, hvor deltageren tilegner sig praktiske/tekniske såvel som analyserende færdigheder. Deltageren skal således lære at håndtere den digitale enhed med pegeredskab og tastatur og samtidig placere delprocesserne i en logisk sammenhæng, der danner en syntese.

I det arbejde skal man holde sig for øje, at deltagerne på trin 1 ikke nødvendigvis har den rumlige fornemmelse, som er implicit, når vi taler om at navigere på en digital enhed. Det er en god idé at uddybe begreber, som fx at “gå på nettet”, “åbn et vindue mere”, “gå tilbage”, “gå ind på din mail”, “kopier fra X og sæt ind i Y”. Der skal være opmærksomhed på, at der skal bygges bro fra deltagerens hverdagssprog til et fagligt sprog. Der er mange nye begreber i den digitale verden, som kan være en stor udfordring for nye brugere at kommunikere med andre om. Disse begreber skal introduceres i takt med gennemgangen af de konkrete værktøjer og de tilhørende øvelser. 

Modellering, hvor underviseren beskriver og demonstrerer de digitale opgaveløsninger, hvorefter deltagerne selv eller sammen med meddeltagere løser relevante opgaver, kan være en god måde at gribe læringen an på. Det vil sige, at underviseren viser ‘slutmålet’ og alle de delprocesser, der kræves for at nå i mål. Underviseren viser deltageren, at der er flere delprocesser, der skal udføres i en bestemt rækkefølge, mens han italesætter, hvornår, hvordan og hvorfor han udfører de forskellige processer.

For at have fælles reference, er det en god idé at alle på holdet indledningsvist bruger én type enhed. Det vil være naturligt at anvende deltagernes primære digitale værktøjer. Efterfølgende kan man arbejde med at skabe transfer og blive bevidst om, at mange af e-mailklientens funktioner er tilsvarende på andre enheder.

Hvis det er relevant, kan underviseren inddrage digitale værktøjer og strategier til kompensation for mangel på andre basale færdigheder (fx læsning og skrivning).

2. Forberedelse/opbygning

Underviseren kan forvente indledningsvis, at må hjælpe nogle deltager med at få oprettet en e-mailkonto eller hjælpe med at logge ind på en eksisterende ubrugt konto. Der findes mange instruktionsvideoer, der kan støtte det arbejde, og underviseren kan instruere deltagerne i at søge efter relevante videoer. Nogle deltagere vil kunne følge instruktionen på egen hånd, nogle vil kræve underviserens støtte og guidning.

Underviseren kan indledningsvis demonstrere, de forskellige processer. Underviseren kan dernæst vælge, at man ‘følges ad’ og gennemgår delprocesserne sammen, eller deltagerne kan prøve på egen hånd, mens underviseren cirkulerer og guider. Deltagerne skal gennemgå delprocesserne:

• Åbne og logge ind på en computer
• Logge ind på mail 
• Åbne og læse en e-mail
• Besvare en e-mail
• Oprette og sende en e-mail

Deltageren skal introduceres til mapperne “Indbakke”, “Udbakke”, “Sendt post” og “Slettet post”.

Det kan være en fordel, at deltagerne arbejder i par, således at de kan modtage og besvare mails fra hinanden. Det er oplagt at arbejde med at formulere mails med indhold, der er arbejdsrelateret og relevant for deltagerne. Det kan fx være indberetning af observerede fejl og mangler ift. et sikkert arbejdsmiljø på arbejdspladsen; spørgsmål til lønseddel; ønsker til ferie; forslag til medarbejderforeningen mv.

Underviseren kan udlevere en fremgangsseddel til deltagerne, så de har denne at støtte sig til i starten.

Den pågældende arbejdsplads har, ligesom mange andre virksomheder, et fremmed koncernsprog. I dette tilfælde betyder det, at medarbejderne ofte modtager engelsksprogede mails. En del af medarbejderne kan ikke læse engelsk, derfor er det nødvendigt, at de lærer at få oversat fremmedsproget tekst. De skal instrueres i at kopiere teksten og sætte den ind i et oversættelsesprogram, fx Google Oversæt. De skal således lære kombinationen af pegeredskab og tastatur, Ctrl+C, Ctrl+X og Ctrl+V. Arbejder man på smartphone eller tablet, kan man få tekst i e-mailklienten oversat direkte via Googles oversættelsesprogram ved at markere teksten og vælge ”oversæt”.

Der er mulighed for at indtænke kompenserende læse- og skriveteknologi i forløbet. Hvor det er relevant, kan man kombinere forløbet med instruktion i:

• oplæsning af mailens tekst og oplæsning i forbindelse med redigering af egen tekst.
• stavestøtte, når deltagerne skal formulere mails.
• tale-til-tekst, hvis stavning er meget svært for deltageren, eller hvis det i det hele taget opleves som lettere og tidsbesparende at tale teksten ind.

Der findes flere læse- og skriveteknologiske programmer, og deltagerne vil typisk have adgang til et sådant via skolens/organisationens licensordning. Alternativt er der mulighed for at få mails oplæst i Outlook. Ved andre programmer kan man bruge det gratis program Adgang for alle. 

3. Evaluering/opfølgning

På trin 1 har deltagerne aldrig eller kun i begrænset omfang benyttet sig af digitale værktøjer. For deltagere der slet ikke har noget forhåndskendskab, er det nødvendigt at repetere processen flere gange, og mailkorrespondance kan fx være en aktivitet, der i et eller andet omfang gentages og repeteres ved hver undervisningsgang.

En måde at evaluere forløbet på er ved at lade deltagerne selv formulere en ‘opskrift’/fremgangsmåde, der beskriver de forskellige delprocesser i mailkorrespondancen. De kan så bytte og lade en meddeltager følge deres fremgangsmåde og/eller benytte den ved repetition i fremtidige undervisningsgange.

Det ville være naturligt at arbejde videre med de dele af mailkorrespondance, der hører til trin 2. Når deltagerne på trin 1 har lært at modtage, besvare og sende mails, kan de arbejde videre med:

• at omsætte deres viden til andre enheder. I mange virksomheder er det primært smartphone eller tablet, som medarbejderne bruger i hverdagen. Derfor vil det være relevant, at deltagerne lærer, at e-mailklienten kan tilgås fra forskellige enheder, og at funktionerne er de samme.
•  at lære at foretage samt modtage og åbne vedhæftninger. Deltageren lærer ikonet for vedhæftning (papirclips) at kende, og trænes i at vedhæfte forskellige typer af filer. Ofte er det især relevant, at medarbejderne kan håndtere at vedhæfte billeder, der skal dokumentere skader, fejl eller andre typer situationer.

Kreditering:

Er udarbejdet af: Per H. Digens (avu-lærer og IT-vejleder - HF & VUC Fyn) , Kim Brig (avu-lærer og IT-vejleder - HF & VUC Fyn)  og Maria Juul Frederiksen (Ordblinde- og FVU-lærer - HF & VUC Fyn) - 2019